27 Checkliste: Gespräche mit Mitarbeitenden führen
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Erklärungen
In dieser Checkliste steht das Gespräch mit Mitarbeitenden im Vordergrund. Bei Gesprächen werden betriebliche Angelegenheiten geregelt und entsprechende Ziele verfolgt sowie die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden reflektiert und gewürdigt. Dieses Instrument hilft dabei, die Führungsgespräche gezielt vorzubereiten und effektiv zu gestalten.
Bevor Sie ein Gespräch mit Ihrer/Ihrem Mitarbeiterin/Mitarbeiter führen, bereiten Sie sich anhand nachfolgender Punkte vor.
Grundsätzliches
Bedenken Sie dabei:
- Eine gute Vorbereitung auf ein Gespräch ist wichtig.
- Genauso wichtig kann es sein, im spezifischen Gespräch von der konkreten Vorbereitung abzuweichen, um auf Unerwartetes angemessen zu reagieren.
Für spezifische Führungsgespräche – Qualifikationsgespräch, Zielvereinbarungsgespräch – stehen Protokollvorlagen bereit, die Vorgaben bezüglich zu besprechender Inhalte machen. Auch bei diesen Gesprächen beachten Sie idealerweise die nachfolgende Checkliste.
Sie finden ein spezifisches Kapitel fürs Qualifikationsgespräch hier.
Und ein spezifisches Kapitel fürs Zielvereinbarungs- und Zielerreichungsgespräch hier.
Checkliste
Vorbereitung
Je besser das Gespräch vorbereitet wird, desto sicherer wird das Gesprächsziel erreicht.
- Wer nimmt am Gespräch teil?
- Um wen handelt es sich bei Ihrem Gegenüber (Einstellung, Erfahrungen, Bedürfnisse etc.)?
- Was ist die Vorgeschichte? (allfällige Unterlagen / Gesprächsnotizen sichten)
- Wie sollen die Rahmenbedingungen aussehen (Ort, Zeitpunkt, Dauer)?
- Wer muss im Voraus worüber informiert werden (allfällige Unterlagen bereithalten etc.)?
- Wie sieht Ihr eigenes bzw. das Gesprächsziel Ihres Gegenübers aus?
- Wie wollen Sie das Gesprächsziel erreichen?
- Was können Sie Ihrem Gegenüber in diesem Gespräch bieten (Informationen, persönliche/fachliche Förderung etc.)?
- Wie wollen Sie den Gesprächsverlauf gestalten (Eröffnung, Reihenfolge, Abschluss etc.)?
Gesprächseröffnung
Die Eröffnung des Gesprächs bestimmt den gesamten weiteren Gesprächsverlauf.
- Seien Sie von Beginn an authentisch.
- Grundsätzlich ist eine kurze Gesprächseröffnung sinnvoll. (aber nicht um den heissen Brei reden; nicht auf die Folter spannen)
- Benennen/wiederholen Sie das Thema, setzen Sie das Ziel und den Ablauf fest.
Während des Gesprächs – Gesprächssteuerung
Die Gesprächssteuerung ist Sache der Führung.
- Stellen Sie den Sachverhalt offen dar (siehe Feedback).
- Behalten Sie das Gesprächsziel stets im Auge. Überlegen Sie sich, ob und wenn ja wie sie es visuell im Gespräch darstellen möchten.
Lenken Sie den Dialog auf das Ziel (angepasste Strukturierung, Schwerpunkte, Zwischenzusammenfassung etc.). - Fördern Sie die Beteiligung Ihrer Mitarbeiterin / Ihres Mitarbeiters (zur Stellungnahme auffordern, offene Fragen stellen, Denkpausen zugestehen).
- Hören Sie aktiv zu und fassen das Gehörte zusammen.
- Kritisieren Sie wo nötig sachbezogen (vgl. auch Feedback).
- Vereinbaren Sie nur realistische Verbesserungsmassnahmen und halten Sie diese schriftlich fest.
- Nennen Sie Möglichkeiten der Förderung / Unterstützung und sagen Sie diese zu.
- Zeigen Sie Wertschätzung gegenüber Ihrer Mitarbeiterin / Ihres Mitarbeiters.
Abschluss
Ein klarer und eindeutiger Abschluss schafft Verbindlichkeit.
- Fassen Sie das Gesprächsergebnis in wenigen Sätzen zusammen und prüfen Sie, ob das von Ihrem Gegenüber auch so verstanden worden ist.
- Wiederholen Sie erneut die Ziele, Massnahmen und Absprachen.
- Vereinbaren Sie einen Termin, um die getroffenen Massnahmen, Absprachen, Ziele zu evaluieren.
- Nennen Sie die Konsequenzen bei mangelnder Zielerreichung.
- Blicken Sie gemeinsam auf das Gespräch zurück.
Nacharbeit
Ohne Folgeaktivitäten führt das Gespräch nicht zum Erfolg.
- Halten Sie die Gesprächsergebnisse und Eindrücke schriftlich fest.
- Leiten Sie die nötigen Massnahmen ein.
- Geben Sie die vereinbarten Hilfestellungen, sofern solche nötig sind.
- Planen Sie verbindlich die Evaluation.