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12 Sitzungen vorbereiten und leiten

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Theorie

Sitzungsleitung – was ist das?

Eine Sitzung leiten heißt ein Gespräch oder eine Diskussion von mehreren Personen so zu gestalten, dass

  • die Teilnehmenden die Inhalte verstehen,
  • die Teilnehmenden die Entscheidungsspielräume kennen,
  • sie eine gemeinsame Entscheidung finden,
  • oder eine getroffene Entscheidung verstehen und akzeptieren.

Die Sitzungsleitung sorgt deshalb für fünf Dinge:

  1. ausreichende Vorbereitung der Sitzung und evtl. der Teilnehmenden,
  2. ausreichende und richtige Darstellung der Inhalte,
  3. angemessene Disziplin bei der Behandlung des Themas,
  4. ein Gruppenklima, das eine lebendige und sachliche Diskussion erlaubt,
  5. Erreichen der gesetzten Ziele.

Praxis

Für Führungskräfte ist es eine fast alltägliche Aufgabe, eine Sitzung zu leiten. In der Regel geht es darum, mit einer Mehrzahl von Personen einen oder mehrere Sachverhalte zu erörtern und eine Entscheidung über die nächsten Schritte herbei zu führen. Die meisten Führungspersonen haben ihren eigenen Stil gefunden, mit dem sie auf den üblichen Sitzungen auch durchaus gute Erfahrungen machen.
Manchmal ist es sinnvoll, sich wieder einmal ausführlich und sorgfältig auf eine Sitzung vorzubereiten, z.B. wenn schwierige Themen auf dem Programm stehen oder wenn mit grossen Akzeptanzproblemen zu rechnen ist. Die folgenden Ausführungen und Hinweise sollen dabei Unterstützung bieten.

Vorbereitung einer Sitzung

Als Sitzungsleitung sind Sie für die Vorbereitung verantwortlich:

  • Besprechungstermin festlegen: möglichst nach Absprache mit den Teilnehmenden.
  • Besprechungsraum reservieren.
  • Einladungen: Rechtzeitig einladen mit Angaben zum Thema, wenn möglich vorbereitende Informationen (nicht zu umfangreich), Ort, Zeit und Dauer angeben.
  • Material für die Besprechung vorbereiten: Wandzeitung, Flipchart, Stifte, evtl. Getränke
  • Besprechungsraum vorbereiten: Möblierung und evtl. Sitzordnung.
  • Sitzungsunterlagen zusammenstellen: Eigene Unterlagen und die für die Teilnehmenden.

 

Die sechs Phasen einer Sitzungsleitung

  1. Begrüssung
    Zur Einstimmung werden die Teilnehmenden jedes Mal begrüßt. Neue Mitglieder werden vorgestellt. Protokollant wird bestimmt.
  2. Eröffnung
    Das Thema wird klar genannt: Um was geht es? Ziel und Zweck der Besprechung werden genannt: Wo wollen wir am Ende der Besprechung angelangt sein? Zeitrahmen und Vorgehen klären. Wenn es bereits eine Besprechung zum Thema gegeben hat, dann wird der aktuelle Stand der Besprechung kurz zusammengefasst und Fragen oder Unklarheiten zum letzten Protokoll geklärt.
  3. Informationsphase
    Austausch der notwendigen Informationen, so dass alle den Arbeitsstand kennen; noch keine grosse Diskussion. Evtl. Fragen sammeln. Je intensiver die Informationsphase, umso reibungsloser die Argumentationsphase und um-so weniger Missverständnisse gibt es zwischen den Teilnehmenden.
  4. Argumentationsphase
    Fragen werden diskutiert, Für und Wider erörtert, Pro und Contra werden auf der Basis der Informationen ausgetauscht.
  5. Entscheidungsfindung
    Argumentationsphase beenden, Erkenntnisse formulieren, Ergebnisse zusammenfassen, Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen, Maßnahmen festlegen, Termine und Verantwortliche benennen (was, bis wann, wer); wann kommt das Protokoll?
  6. Ausklang
    Danken für die Mitarbeit, evtl. Rückblick auf Sitzungsverlauf; Hinweis auf Ort und Zeit der nächsten Besprechung; nach harten Diskussionen: freundliche Atmosphäre schaffen

12 Regeln für die Sitzungsleitung

Die Sitzung ist dann erfolgreich, wenn die Lösungsfindung gesteuert wurde, nicht aber die Lösung selbst. Es ist Aufgabe der Sitzungsleitung, für ein wirkliches Gruppengespräch zu sorgen. Dabei helfen die folgenden Regeln:

  1. Ermuntern zu reden und reden zu lassen.
  2. Hilfestellung für Teilnehmende, die sich sehr zurückhalten oder Formulierungsschwierigkeiten haben.
  3. Mut machen.
  4. Darauf achten, dass sich alle bemühen, die anderen zu verstehen und von den anderen verstanden zu werden.
  5. Teilnehmende stehen im Mittelpunkt; Meinungen und Fragen abfordern.
  6. Sich selbst zurückhalten.
  7. Darauf achten, dass jeder zu Wort kommt.
  8. Keine Bewertung von Aussagen der Teilnehmenden.
  9. Blickkontakt halten.
  10. Zuhören und mit offenen Fragen nachfragen.
  11. Erst informieren, dann argumentieren lassen.
  12. Mit Zusammenfassungen den Stand der Besprechung und den roten Faden aufzeigen.

Kritische Gesprächssituationen für den Gesprächsleiter

Was ist zu tun, wenn…

… ein Gruppenmitglied immer wieder vom Thema abweicht? Höflich unterbrechen und darauf hinweisen, dass nur zum Thema gesprochen werden soll. Die Sitzungsleitung ist dazu berechtigt. Sie macht aber keine Vorwürfe und achtet strikt darauf, niemanden lächerlich zu machen.
… zwei Gruppenmitglieder eine Nebenunterhaltung führen? Humorvoll reagieren. Die Teilnehmer ansprechen, evtl. bitten, ihre Beiträge laut zu äußern. Nicht gekränkt reagieren.
… ein Beitrag ein persönlicher Angriff gegen den Leiter /die Leiterin oder gegen andere Gesprächsteilnehmende ist? Kurz und sicher abwehren, man kann z.B. darauf hinweisen, dass der Angriff nicht dazu dient, das Ziel des Gespräches zu erreichen. Kein Gegenangriff!
… die Teilnehmenden nicht konzentriert sind? Häufiger das bisherige Gesprächsergebnis zusammenfassen. Viele Fragen stellen. Einzelne Teilnehmer persönlich ansprechen. Kurzpausen einschalten (5 Min.). Bei Störung von aussen: wenn immer möglich diese abstellen.   Eventuell Besprechung vertagen
… Aggressionen in der Gruppe auftauchen? Entsteht ein Streit in der Gruppe, dazwischen gehen. Ruhig reagieren und sich nicht von der Aggression anstecken lassen. Keine Partei ergreifen. Hinweisen, dass ein Streit nicht weiterbringt.

Vertiefung

Spielregeln für Sitzungen

Manchmal ist es sinnvoll, Spielregeln für den Verlauf der Sitzung zu vereinbaren. Die Sitzungsleitung ist berechtigt, diese Spielregeln vorzuschlagen. Sind die Teilnehmenden bereits miteinander bekannt, ist es oft auch sinnvoll, die Spielregeln gemeinsam festzulegen und zu verabschieden. Fast immer ist die dafür benötigte Zeit gut inves-tiert.
Die Spielregeln sollen den Stil des Gespräches prägen. Sie sorgen dafür, dass das Thema im Mittelpunkt steht. In der ersten Besprechung werden die Spielregeln bekannt gegeben und können bei den ersten Sitzungen an der Wand aufgehängt werden. Später ist das nicht mehr nötig, meistens reicht es, die Teilnehmenden, wenn es nötig wird, daran zu erinnern.

Beispiele von Regeln

  • Regeln (Beispiele)
  • Jede/r beteiligt sich intensiv.
  • Alle kommen zu Wort.
  • Jede/r hört aufmerksam zu und denkt in dieser Zeit nicht darüber nach, was er/sie antworten will.
  • Jede/r fragt solange nach, bis alle Unklarheiten beseitigt sind.
  • Es geht um das Thema, nicht um Personen.
  • Wir beginnen pünktlich und wir hören pünktlich auf.

 

 

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