9 Informieren
Informieren – was ist das?
Informieren ist ein Aspekt von Kommunikation. Informieren ist die Weitergabe von Informationen an andere Personen. In Unternehmen ist eine zeitgerechte und korrekte Information zwischen den Mitgliedern unerlässlich, denn die Arbeitsteilung verlangt ständige Koordination, Anweisungen, Entscheidungen, Mitteilungen, Übermittlungen, Nachfragen etc. Kurz: In Unternehmen wird ständig informiert.
Informieren im Unternehmen: eine delikate Angelegenheit
So sachlich und wertfrei, wie sich dies anhört, erfolgt das Informieren in Unternehmen nicht. Denn in Unternehmen kommt es immer darauf an, wer wie worüber informiert. Nicht jede Information hat den gleichen Stellenwert. In Abhängigkeit von der Position haben die Informationen unterschiedliches Gewicht und sie beanspruchen unterschiedliche Geltung.
Wenn in Unternehmen Menschen miteinander Informationen austauschen, dann sind die Positionen und die Funktionen der Beteiligten immer mit im Spiel. Die eingebrachten Informationen werden immer mit Bezug auf die Funktion des Gegenübers gehört und interpretiert.
Es ist ein Teil des Führungsauftrags, Strategien, Ziele und Vorgaben des Unternehmens an ihre Mitarbeitenden zu übermitteln. Sie treten dabei primär in ihrer Funktion als Führungsperson auf, und sie werden als solche beurteilt. Was immer sie sagen, schreiben oder mailen, es wird als eine Mitteilung aus der vorgesetzten Position gehört und interpretiert. Informationen, die von der Führung übermittelt werden, geniessen als solche eine andere Aufmerksamkeit als andere Information. Informationen der Führungskräfte werden denn auch immer genau auf Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit geprüft.
Nicht allen Führungskräften fällt es leicht, offen, frühzeitig und umfassend zu informieren. Das ist sogar verständlich, denn eine offene Information heisst immer auch, Wissen zu teilen. Das aber ist gleichbedeutend mit dem Abgeben von Macht. Dies steht dem Interesse der Mitarbeiten-den gegenüber, über Entscheidungen und deren Hintergründe genau informiert zu werden.
Angesichts dieser Ausgangslage scheint es angebracht, den eigenen Stil des Informierens gelegentlich zu überdenken und überlegt und bewusst zu gestalten.
Merkmale guter Information in Unternehmen
Vollständigkeit, Korrektheit, Präzision, Eindeutigkeit:
Was zu sagen ist, muss gesagt werden. Sie können nie davon ausgehen, dass ihr Gegenüber „schon verstanden hat“, was Sie sagen wollten. Sie können sich auf nichts berufen, was Sie nicht explizit gesagt haben.
Proaktive Erklärung statt reaktive Verteidigung:
Alle relevanten Informationen werden offensiv und frühzeitig veröffentlicht, sodass keine nachträglichen Erklärungen und Rechtfertigungen notwendig sind.
Realitätsnähe
Benennen Sie Unsicherheit und Risiken, versprühen Sie keine unangemessene Euphorie. Bleiben Sie konkret; Andeutungen, Anspielungen sind ungeschickt und unzulässig, Drohungen sind tabu.
Empfängerorientierung statt Senderorientierung
Versuchen Sie sich vorzustellen, wie die Information bei den Empfängern ankommt. Es ist nicht entscheidend, was Sie sagen wollen, sondern was Ihr Gegenüber daraus macht. Der Sinn der Botschaft entsteht beim Empfänger.
Beziehungsorientierung
Versuchen Sie sich vorzustellen, wie die Art Ihrer Informierens (Gelegenheit, Medium, Zusammensetzung der Anwesenden etc.) bei den Empfängern ankommt. Vermeiden Sie öffentliche Blossstellung, Abwertung und Peinlichkeit.
Prozessorientierung statt Ergebnisorientierung
Es wird fortlaufend über den jeweiligen Stand einer Entwicklung informiert, nicht erst über abgeschlossene Ereignisse.
Dialog statt Monolog
Ermöglichen Sie im Anschluss an die Darlegung der Informationen Rückfragen und Diskussion; damit holen Sie die Adressaten aus der Rolle der passiven Empfänger heraus. Erst im Dialog erfahren Sie, was gehört wurde und wie es verstanden wurde.
Vorhersagbar und berechenbar statt überraschend
Schaffen Sie Gefässe für regelmässige Information. Das ist zwar weniger spektakulär, es schafft aber Transparenz für die Mitarbeitenden.
Handlungsorientierung
Wenn immer möglich geht aus der Information hervor, welche Erwartungen das Unternehmen oder Sie an das Verhalten der Empfänger der Information hat.
Gültigkeit und Verlässlichkeit
Informationen werden dann übermittelt, wenn sie durch Entscheidungen der zuständigen Gremien abgesichert sind. Gerüchte, Vermutungen etc. werden grundsätzlich nicht mitgeteilt.
Dauerhafte Verfügbarkeit
Sämtliche Informationen sind auf verschiedenen Kanälen und Medien (Papier, Intranet, Anschläge etc.) präsent und bleiben auch für Abwesende verfügbar.
Die Balance der Menge
Mitarbeitende möchten möglichst umfassend informiert werden und sie haben ein Recht darauf. Zugleich sind die Mitglieder eines Unternehmens einem Übermass an Information ausgesetzt, sodass es rasch einmal zu viel wird. Die Balance zu finden bleibt ein kaum lösbares Dilemma aller Führungspersonen.
Zur Bestimmung der Menge können Sie sich an folgendem Grundsatz orientieren: „So viel wie nötig, damit die Mitarbeitenden ihren Auftrag so gut als möglich erfüllen können, so wenig wie möglich, damit die Mitarbeitenden nicht angesichts der Flut von Informationen gar nichts mehr aufnehmen.”